Dans un souci de clarté le conseil syndical souhaite vous alerter sur les conditions de fonds et de forme pour la mise à l’ordre du jour d’une résolution pour une assemblée générale.

Que faut-il entendre par résolution en Assemblée générale de copropriété ?

Le terme de résolution désigne une décision prise en assemblée générale, dans l’acception forte du terme. Pour être votée une résolution doit obligatoirement figurer à l’ordre du jour. L’essentiel des projets de résolutions est établi par le syndic qui les envoie aux copropriétaires avec l’ordre du jour. Il s’agit donc de textes déjà mis en forme, et jamais d’ébauche ou de brouillon.

L’assemblée doit obligatoirement se déterminer sur des résolutions obligatoires, ainsi l’approbation des comptes de l’exercice écoulé, le renouvellement de son mandat ; d’autres correspondent à l’actualité de la copropriété, ainsi des décisions de travaux.

Un copropriétaire peut proposer un projet de résolution, mis en forme, en l’envoyant au syndic dans les délais suffisants pour que sa proposition puisse valablement figurer à l’ordre du jour.

L’ensemble des projets de résolutions inscrits à l’ordre du jour doivent être envoyés par le syndic, en lettre recommandée avec accusé de réception, 21 jours avant la réunion de l’assemblée générale.

La prise de décision sur une résolution ne peut se faire qu’en assemblée générale, selon des modalités de vote strictement définies par la loi.

Le procès-verbal récapitule les décisions prises par une assemblée déterminée, dans leur formulation définitive. Il précise si le texte a été accepté et refusé et quelle majorité il a obtenu. Une fois adoptées les résolutions s’imposent à l’ensemble de copropriété, sauf contestation en justice. Le syndic est tenu de les faire exécuter.

La responsabilité du syndic est éminente dans la préparation de l’assemblée.
Pour votre part, vous avez un projet de résolution, n’agissez pas de manière strictement « individuelle » ; n’hésitez pas à demander l’avis des personnes compétentes, notamment le président du conseil syndical et le syndic.

Et de manière générale, ne découvrez pas les textes en séance ; prenez le temps de bien préparer votre assemblée.

Comment un copropriétaire peut-il faire inscrire une résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ?

Un copropriétaire peut-il demander que l’assemblée générale se prononce sur sa proposition ? Certes oui, c’est un droit mais il faut suivre un ensemble de règles.
Le principe est que l’assemblée générale délibère et vote selon l’ordre du jour, qui indique les différentes résolutions. Le syndic a dans ses responsabilités la préparation de l’ordre du jour. Et le jour de l’assemblée le vote a lieu exclusivement sur les points inclus à l’ordre du jour.

Il en découle que le copropriétaire qui veut présenter un projet de résolution doit

• rédiger un texte (assez court de préférence) expliquant les motifs (la clarté est indispensable), y joindre des documents techniques si nécessaire ; mettre en forme la rédaction de la résolution selon laquelle l’assemblée générale se déterminera ;
• communiquer au syndic en l’envoyant par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le syndic a l’obligation d’inscrire la question, il n’a pas à juger de son intérêt ou de sa pertinence.

• respecter les délais : la proposition doit parvenir au syndic avant que l’ordre du jour de l’assemblée ne soit terminé et envoyé aux copropriétaires (or le syndic doit envoyer la convocation en respectant un délai de 21 jours avant l’assemblée). Il est donc indispensable de s’y prendre à temps, sinon la question ne pourra être votée qu’un an plus tard….

Il est nécessaire qu’une telle proposition ait un contenu concret, « réel » , qu’elle pose une véritable question sur laquelle les copropriétaires auront à se déterminer. Par contre des observations personnelles, des vœux ou des prises de position polémiques n’ont pas à être retenus.

À noter que la question peut être posée par n’importe quel propriétaire, sans exclusive, ou par le conseil syndical.

Sur quels sujets peut porter une telle résolution ?

• toute question concernant la gestion et le fonctionnement de l’immeuble ; par exemple changer le tapis de la cage d’escalier, faire aménager une aire de jeux dans la cour, ou égayer par des bacs de plantes, préconisation de travaux… ;
• des travaux privatifs ayant des répercussions sur les parties communes, ainsi modifier un mur porteur de l’immeuble, agrandir une fenêtre…. La demande est évidemment déposée avant tout début des opérations. Le coût des travaux est à la charge du seul demandeur.

Il est bon de consulter, en particulier le syndic et le conseil syndical, dans la phase de préparation, et ainsi savoir si la demande est recevable (il faut penser à la législation et au règlement de copropriété), et opportune. Il n’est pas mauvais d’en parler avec d’autres copropriétaires (en quelque sorte faire un peu de lobbying) et de bien préparer ses arguments pour le grand jour.